Utiliser ChatGPT avec des documents confidentiels : la dépersonnalisation, étape par étape

Que se passe-t-il quand on colle un document confidentiel dans ChatGPT ?

Le texte quitte votre ordinateur. Il est traité sur les serveurs du fournisseur, souvent hors du Québec, et il peut y être conservé un certain temps. Selon le type de compte, il peut aussi servir à améliorer les modèles : OpenAI indique que les formules pour particuliers (Free, Plus, Pro) peuvent utiliser le contenu pour l'entraînement, à moins que l'utilisateur ne le refuse, alors que ChatGPT Business, Enterprise et l'API ne le font pas par défaut. Anthropic et Google prennent des engagements semblables pour leurs produits d'entreprise.

Même avec le meilleur compte, un renseignement personnel envoyé reste un renseignement communiqué à un tiers. Le Centre canadien pour la cybersécurité le résume dans sa fiche sur l'IA générative : évitez de fournir de l'information nominative ou des données commerciales sensibles. La façon la plus sûre de respecter ce conseil sans renoncer à l'IA, c'est de ne jamais envoyer les noms. C'est le principe de Cache-cache, présenté plus bas.

Dépersonnaliser ou anonymiser : quelle différence selon la Loi 25 ?

On cherche souvent « anonymiser un document » avant de le donner à ChatGPT. En droit québécois, ce mot a un sens précis, et ce n'est presque jamais ce qu'on fait. La Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé, modifiée par la Loi 25, définit d'abord le renseignement personnel : « tout renseignement qui concerne une personne physique et permet, directement ou indirectement, de l’identifier » (article 2).

Dépersonnalisé (article 12). Un renseignement est dépersonnalisé « lorsque ce renseignement ne permet plus d’identifier directement la personne concernée ». La loi ajoute que l'entreprise qui utilise des renseignements dépersonnalisés « doit prendre les mesures raisonnables afin de limiter les risques que quiconque procède à l’identification d’une personne physique à partir de renseignements dépersonnalisés ».

Anonymisé (article 23). Un renseignement est anonymisé « lorsqu’il est, en tout temps, raisonnable de prévoir dans les circonstances qu’il ne permet plus, de façon irréversible, d’identifier directement ou indirectement cette personne ». L'anonymisation doit suivre les meilleures pratiques et les critères fixés par règlement.

Pour travailler un dossier avec l'IA, on veut récupérer les vrais noms à la fin. On dépersonnalise donc, on n'anonymise pas. Et on se souvient que le texte envoyé reste protégé par la loi.

Comment fonctionne la dépersonnalisation réversible, étape par étape ?

Le principe est le même, qu'on le fasse à la main ou avec un logiciel. Prenons une phrase d'un dossier : « Josée Tremblay, 1250 rue des Érables à Sorel-Tracy, conteste l'avis du 3 mars. » Elle devient : « [CLIENT_1], [ADRESSE_1], conteste l'avis du [DATE_1]. » L'IA comprend parfaitement la tâche, sans savoir de qui il s'agit.

• 1. Détecter. On repère tout ce qui identifie directement : noms et prénoms, adresses, téléphones, courriels, numéros d'assurance sociale, d'assurance maladie, de dossier, de police ou de compte, dates de naissance, noms d'entreprises.
• 2. Remplacer par des étiquettes cohérentes. Chaque valeur devient une étiquette neutre, toujours la même pour la même personne dans tout le document : « Josée », « Mme Tremblay » et « la cliente » deviennent toutes [CLIENT_1]. Sans cette cohérence, l'IA mélange les personnes.
• 3. Garder la clé chez soi. La table qui dit que [CLIENT_1] veut dire Josée Tremblay ne quitte jamais votre poste ou votre serveur. C'est elle qui rend l'opération réversible, et c'est elle qu'il faut protéger.
• 4. Vérifier l'aperçu avant l'envoi. On relit la version masquée, exactement comme l'IA la recevra, et on ajoute ce qui a été oublié.
• 5. Envoyer et laisser l'IA travailler. La demande et le texte masqué partent vers l'outil choisi. L'IA résume, rédige ou analyse avec les étiquettes.
• 6. Remettre en place et vérifier au retour. Les étiquettes de la réponse redeviennent les vrais renseignements. On vérifie que chaque étiquette est revenue intacte, qu'aucune n'a été inventée, puis on relit le document final avant de l'envoyer.

Conseil utile : demandez à l'IA, dans votre consigne, de conserver les étiquettes telles quelles, entre crochets. Elle les respecte beaucoup mieux quand on le lui dit.

Quelles sont les limites de la dépersonnalisation ?

Elle réduit beaucoup le risque, mais elle ne le fait pas disparaître. Il faut le savoir avant de s'y fier.

• Les identifiants indirects. « La seule notaire de Saint-Ours », « le directeur des ventes d'une concession de Granby », une date d'accident très précise : aucun nom, et pourtant on reconnaît quelqu'un. Il faut généraliser ces détails quand la tâche ne les exige pas.
• Aucune détection n'est parfaite. Un nom rare, une faute de frappe, un surnom ou un numéro mal formaté peuvent passer. D'où l'aperçu avant l'envoi et une liste de noms propres à votre bureau, toujours masqués.
• Ce n'est pas anonyme. Le texte dépersonnalisé reste un renseignement personnel au sens de la loi : les règles sur la communication à un fournisseur et hors du Québec continuent de s'appliquer. Notre article ce qu'on peut confier à ChatGPT, et ce qu'on garde explique ce volet.
• La relecture reste humaine. L'IA peut se tromper sur le fond, peu importe les étiquettes. Une personne vérifie toujours ce qui part et ce qui revient.
• Ce n'est pas un avis juridique. Savoir si votre usage précis respecte vos obligations dépend de vos données, de votre contrat avec le fournisseur et de votre ordre professionnel, le cas échéant.

À la main ou avec un outil : que choisir ?

Pour un texte court, de temps en temps, la main suffit : rechercher et remplacer dans Word, une table de correspondance dans un fichier qui reste au bureau. Caviarder un PDF (le noircir) est une autre option, mais l'IA ne peut alors plus rien remettre en place. Quand l'équipe le fait plusieurs fois par jour, les oublis deviennent inévitables.

Quels documents dépersonnaliser, selon votre métier ?

Les tâches où l'IA aide le plus sont souvent celles qui contiennent le plus de renseignements personnels. Quelques exemples concrets :

• Avocats et notaires. Mise en demeure, résumé d'une divulgation, chronologie d'un dossier. La Charte des droits et libertés de la personne protège le secret professionnel : « Chacun a droit au respect du secret professionnel » (article 9). Dépersonnaliser avant l'IA est une précaution cohérente avec ce devoir, pas une autorisation.
• Comptables et fiscalistes. Lettre à un client, analyse d'états financiers, questions à préparer pour l'impôt. On masque les noms, les numéros d'assurance sociale, les numéros de compte et le nom de l'entreprise du client.
• Cliniques et professionnels de la santé. Résumé de notes, lettre de référence, rapport. Les renseignements de santé sont sensibles ; certaines organisations relèvent en plus de la Loi sur les renseignements de santé et de services sociaux plutôt que de la loi sur le secteur privé (article 3). Validez votre cadre avant tout usage.
• Experts en sinistre et assureurs. Rapport d'inspection, résumé d'une réclamation, lettre à l'assuré. Adresse du lieu sinistré, numéro de police et noms des occupants partent masqués.
• Ressources humaines. Synthèse d'une enquête, lettre à un employé, plan de retour au travail. Attention particulière aux identifiants indirects : dans une petite équipe, un poste ou un horaire suffit à reconnaître quelqu'un.

Cache-cache : l'agent IA de dépersonnalisation de Novi

Nous avons conçu Cache-cache pour les bureaux qui veulent ce flux complet sans le faire à la main. Vous déposez un fichier, peu importe son type, et vous écrivez votre demande. Cache-cache cache les renseignements personnels, vous montre l'aperçu masqué, puis envoie le texte et la demande à l'IA que vous avez choisie (ChatGPT, Claude, Gemini ou une autre), par son API. La réponse revient avec les vrais noms, dans votre fichier remis en ordre.

La détection et la clé restent sur votre poste ou votre serveur : Cache-cache se branche sur vos données sans les sortir de l'entreprise. Votre liste de noms et de mots sensibles est toujours masquée, et un journal garde la trace de chaque opération. C'est pensé pour la Loi 25, sans remplacer votre relecture ni un avis juridique.

Pour former l'équipe aux bons réflexes, voyez notre formation IA sur mesure et sécurité des données. Pour mettre en place le reste de vos obligations, voyez notre accompagnement Loi 25 pour les PME.

Sources

• Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (RLRQ, c. P-39.1), LégisQuébec : articles 2, 3, 12 et 23 (texte consulté le 27 octobre 2026).
• Charte des droits et libertés de la personne (RLRQ, c. C-12), LégisQuébec : article 9 (consulté le 27 octobre 2026).
• Gouvernement du Québec, concepts clés liés aux renseignements personnels.
• Commission d'accès à l'information, incidents de confidentialité et mesures de sécurité (entreprises).
• Centre canadien pour la cybersécurité, L'intelligence artificielle générative (ITSAP.00.041).
• OpenAI, How your data is used to improve model performance (consulté le 27 octobre 2026).
• Anthropic, Is my data used for model training? (consulté le 27 octobre 2026).
• Google Workspace, centre de confidentialité de l'IA générative (consulté le 27 octobre 2026).