Logiciels sur mesure — Documents · Suivis · Demandes
Portail client et portail employé sur mesure, aux couleurs de votre entreprise
Vos clients vous envoient leurs documents par courriel, et vous courez après ?Un portail est un espace privé, à vos couleurs, où chacun se connecte et trouve ce qui le concerne. Vos clients y déposent leurs documents et suivent leur dossier. Vos employés y trouvent les procédures, les formulaires et les annonces. Novi le bâtit, puis l'exploite, pour les PME de la Montérégie, de la Rive-Sud, de Montréal et de partout au Québec.
- Documents
- Suivi des dossiers
- Demandes
- Accès par rôle
- Journal des actions
Portail client et portail employé
- Pour qui
- Cabinets, gestion immobilière, entrepreneurs, équipes
- Format
- Maquette, livraison en étapes, puis exploitation
- Vous gardez
- Vos documents et vos données, remis si on se quitte
- Qui le fait
- L'équipe de Novi, de la maquette à l'exploitation
- Prix
- Sur devis
Un portail client sur mesure est un espace privé en ligne, aux couleurs de votre entreprise, où chaque client se connecte pour déposer ses documents, suivre son dossier et faire ses demandes ; le portail employé offre la même chose à votre équipe.
Côté clients : les documents à déposer et à recevoir, le suivi du dossier, les demandes, le paiement d'une facture.
Côté employés : les procédures, les formulaires, les annonces, les demandes de congé, de courtes formations.
Pour tous : un accès par rôle, pour que chacun voie seulement ce qui le concerne, et un journal des actions.
Comment ça commence : un premier appel gratuit, puis une maquette des écrans, que vous corrigez avant qu'on bâtisse.
Pour qui
Pour les entreprises où les documents et les réponses se cherchent
Trois situations de départ, du côté de vos clients ou du côté de votre équipe.
Vos clients vous envoient leurs pièces par courriel
Cabinets, gestion immobilière, entrepreneurs : les documents arrivent en photos, en plusieurs envois, dans plusieurs boîtes de courriel. Quelqu'un chez vous tient la liste de ce qui manque, à la main.
Vos clients appellent pour savoir où en est leur dossier
La réponse existe, mais elle est dans la tête d'un employé ou dans un fichier. Chaque appel interrompt quelqu'un pour une information que le client pourrait lire lui-même.
Vos employés cherchent partout
La procédure est dans un vieux courriel, le formulaire sur un poste, la dernière annonce sur le babillard. Les nouveaux ne savent pas où regarder.
Exemples
Deux exemples par métier : ce que chacun vient y faire
| Qui se connecte | Premier exemple | Deuxième exemple |
|---|---|---|
| Les locataires d'un gestionnaire d'immeubles | Signaler une réparation avec une photo, puis suivre la demande. | Retrouver les documents de son logement et les messages de l'immeuble. |
| Les clients d'un cabinet comptable ou juridique | Voir la liste des pièces attendues et déposer celles qui manquent. | Récupérer, au même endroit, les documents que le cabinet lui remet. |
| Les clients d'un entrepreneur | Consulter la soumission acceptée, le calendrier des travaux et les photos. | Approuver un extra par écrit et consulter ses factures. |
| Les employés d'une PME | Trouver la procédure à jour et le bon formulaire, depuis son téléphone. | Demander un congé et voir où en est la demande. |
Exemples donnés pour illustrer : ils ne décrivent aucune entreprise réelle. Voir aussi nos pages gestion immobilière et cabinet comptable.
Ce qui est livré
Ce que le portail contient, et ce qui vient avec
Un seul côté ou les deux : on commence par celui qui vous fait perdre le plus de temps.
Un espace à vos couleurs
Votre logo, vos couleurs, votre adresse web, vos mots. Le client ou l'employé se connecte chez vous, pas sur la plateforme d'un éditeur de logiciel.
Le côté clients
Les documents à déposer et à recevoir, la liste de ce qui manque, l'état du dossier, les demandes, les factures. Chaque client ne voit que le sien.
Le côté employés
Les procédures à jour, les formulaires, les annonces, les demandes de congé et de courtes formations, avec une attestation par employé.
Les accès par rôle et le journal
Chaque rôle a ses droits : voir, déposer, modifier, approuver. Le journal garde la trace de qui a fait quoi, et quand.
Les branchements
Le paiement et la signature passent par des services reconnus, branchés au portail. Votre logiciel de métier y est relié s'il offre une porte d'entrée.
La mise en route
L'ouverture des comptes, les invitations aux clients ou aux employés, et la formation des personnes qui administreront le portail.
Confidentialité
Accès par rôle et journal des actions : qui voit quoi, qui a fait quoi
Un portail contient des documents sensibles : contrats, pièces fiscales, renseignements personnels. Première protection : les accès sont réglés pour que chaque client ne voie que son propre dossier. Deuxième protection : la trace. Si une question se pose, le journal y répond.
Ces deux mécanismes réduisent les risques ; aucune protection n'est totale.
- Rôle
- Un groupe de personnes qui ont les mêmes droits : client, employé, gestionnaire, administrateur.
- Accès par rôle
- Ce que chaque rôle peut voir et faire dans le portail. On le règle avec vous, écran par écran.
- Journal des actions
- La liste datée de ce qui se passe dans le portail : connexions, dépôts, consultations, modifications.
- Retrait d'un accès
- La fermeture d'un compte, le jour d'un départ ou à la fin d'un mandat. Les documents restent, l'accès disparaît.
Les étapes
Comment un portail se bâtit, en quatre étapes
Appel gratuit
Le premier appel
On regarde ce que vos clients et vos employés cherchent, et si le portail de votre logiciel de métier suffit déjà.
La maquette
Les écrans, avant de bâtir
Vous voyez les écrans de chaque rôle et vous les corrigez. Rien ne se bâtit avant votre accord.
La livraison
Un petit groupe, puis tous
On ouvre le portail à quelques clients ou employés, on ajuste, puis on l'ouvre à tous.
Ensuite
L'exploitation par Novi
On surveille le portail, on le met à jour et on répond aux demandes, mois après mois.
La durée de chaque étape est donnée par écrit, avec le devis.
Après la livraison
Ce que l'exploitation comprend
Novi exploite elle-même les logiciels qu'elle bâtit. Voici ce que ça veut dire pour votre portail, une fois ouvert.
- L'hébergement
- Le lieu où le logiciel et ses données sont hébergés est écrit dans l'entente, avant la mise en service.
- Les sauvegardes
- Les données sont sauvegardées à la fréquence écrite dans l'entente, et on essaie une restauration pour vérifier qu'une sauvegarde se relit.
- Les mises à jour et les correctifs
- L'équipe de Novi les applique elle-même, sur le logiciel et sur ce qui le fait fonctionner.
- La surveillance et le soutien
- L'équipe de Novi surveille le logiciel et répond aux demandes. Le soutien est offert jour et nuit, sept jours sur sept.
- Si on se quitte
- Les données sont exportées et remises dans un format lisible. Pour le code, l'entente fait foi : propriété complète ou licence.
- En cas d'incident de confidentialité
- Novi avise son client sans tarder, lui dit ce qui est touché et l'aide à y répondre. Les avis prévus par la loi restent la responsabilité du client.
Le prix
Ce qui fait varier le prix, et ce qui est toujours inclus
Le portail se livre en étapes, puis son exploitation se règle au mois. Le devis, établi après le premier appel, détaille l'un et l'autre.
Ce qui fait varier le prix
- Un seul côté, clients ou employés, ou les deux.
- Le nombre de rôles et de types de documents.
- Les logiciels à brancher : logiciel de métier, paiement, signature.
- Les documents et les comptes à reprendre au départ.
- Les formations à y mettre, et leurs attestations.
Ce qui est toujours inclus
- Le premier appel, gratuit.
- La maquette des écrans, avant de bâtir.
- Les accès par rôle et le journal des actions.
- Le lieu d'hébergement, écrit dans l'entente.
- La formation des personnes qui administrent le portail.
La limite honnête
Quand il ne vous faut pas un portail de plus
Un portail n'est utile que s'il règle un vrai va-et-vient de documents ou de demandes. Voici quand on vous dira de ne pas en bâtir un, et ce qu'il ne promet pas.
Votre logiciel de métier a déjà un portail qui suffit
S'il montre à vos clients ce dont ils ont besoin, on l'utilise. On ne bâtit pas un deuxième endroit où se connecter.
Pour partager des fichiers, Microsoft 365 suffit
Si vos employés ont seulement besoin de retrouver des documents, un Microsoft 365 bien réglé fait le travail. Le portail vaut la peine quand il y a des demandes à suivre.
Il ne remplace pas le logiciel reconnu de votre métier
Dans un domaine encadré, le portail se place autour du logiciel reconnu, jamais à sa place. Pour un cabinet comptable, il recueille les pièces ; on ne prépare ni ne transmet de déclaration de revenus.
Ce n'est pas une promesse de conformité
Les accès par rôle, le journal et le lieu d'hébergement écrit vous aident à protéger des renseignements personnels. Vos obligations restent les vôtres : faites-les valider par votre conseiller juridique.
Région desservie
Montérégie, Rive-Sud, Montréal et partout au Québec
Un portail se bâtit et s'exploite à distance. La rencontre de départ peut se faire à vos bureaux, pour voir comment vos documents circulent aujourd'hui. On sert la Montérégie, la Rive-Sud, Montréal et tout le Québec, depuis Sorel-Tracy, Saint-Hyacinthe et Terrebonne.
- Nos bureaux
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- À distance
- Partout au Québec
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Voir le serviceQuestions fréquentes
Portail client et portail employé : vos questions.
Qu'est-ce qu'un portail client ?
Un portail client est un espace privé en ligne où chacun de vos clients se connecte à son compte. Il y dépose ses documents, récupère les vôtres, suit l'avancement de son dossier et vous envoie ses demandes. Un portail sur mesure porte vos couleurs et suit votre façon de travailler.
Quelle différence entre un portail employé et un intranet ?
Un intranet est le site interne d'une entreprise : on y lit des nouvelles et des documents, les mêmes pour tous. Dans un portail employé, chacun se connecte à son compte, voit ce qui le concerne et y fait ses demandes, comme un congé. Dans une PME, les deux se rejoignent souvent dans un seul outil.
Mon logiciel de métier a déjà un portail : m'en faut-il un autre ?
Souvent, non. Si le portail de votre logiciel montre à vos clients ce dont ils ont besoin, on l'utilise, et on vous le dit au premier appel. Un portail sur mesure devient utile quand celui de l'éditeur porte sa marque plutôt que la vôtre, ne montre que ses propres données ou ne couvre pas vos demandes.
Où sont hébergées les données du portail ?
Le lieu d'hébergement est écrit dans votre entente, avant la mise en service : vous savez où se trouvent vos documents et qui y a accès. Si le portail contient des renseignements personnels, ce lieu compte pour vos obligations de protection de ces renseignements : faites-les valider par votre conseiller juridique.
Mes clients peuvent-ils y payer une facture ?
Oui. Le client consulte sa facture dans le portail et la paie en ligne. Le paiement passe par un service de paiement reconnu, branché au portail : on ne bâtit pas de système de paiement maison. Il peut ensuite être reporté dans votre logiciel comptable, s'il offre une porte d'entrée.
Peut-on y mettre la formation des employés, avec attestation ?
Oui. On peut y mettre de courts parcours, suivre qui les a terminés et produire une attestation par employé. Une attestation confirme qu'un parcours a été suivi ; ce n'est pas une certification. Pour la formation de votre équipe en cybersécurité, voyez la formation cybersécurité des employés.
Combien coûte un portail sur mesure pour une PME au Québec ?
Un portail sur mesure est sur devis. Le prix dépend surtout du nombre de côtés à bâtir (clients, employés ou les deux), du nombre de rôles et de types de documents, des logiciels à brancher et des documents à reprendre. On peut commencer par un seul côté. Le premier appel est gratuit.
Un seul endroit pour vos documents et vos demandes.
Consultation gratuite : dites-nous qui court après quoi. On vous dit si un portail sur mesure est la bonne réponse, ou si un outil que vous avez déjà suffit.
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