Logiciels sur mesure — Examen · Maquette · Reprise des données

De l'Excel à une vraie application : votre fichier critique devient un outil sûr, à plusieurs

Votre entreprise roule sur un fichier Excel qu'une seule personne comprend ?On examine ce fichier, on vérifie s'il existe déjà un logiciel qui fait le travail et, sinon, on le transforme en application : plusieurs utilisateurs à la fois, des accès par rôle, un historique. Puis Novi exploite l'outil. Pour les PME de la Montérégie, de la Rive-Sud, de Montréal et de partout au Québec.

Plusieurs utilisateurs
Accès par rôle
Historique
Données reprises
Exploité par Novi

Consultation gratuite Voir ce qui est livré

— En bref

Remplacer Excel par une application sur mesure, c'est transformer un fichier devenu critique en un outil partagé : les données vivent à un seul endroit, plusieurs personnes y travaillent en même temps selon leur rôle, et chaque changement reste dans un historique.

Pour qui : les PME qui roulent sur un fichier Excel qu'un seul employé comprend vraiment.

D'abord, on vérifie : s'il existe déjà un logiciel qui fait le travail, on vous le dit avant de bâtir.

Ce que vous recevez : une maquette à valider, vos données reprises, une application à plusieurs, la formation.

Excel reste : pour une analyse ponctuelle, une simulation ou un budget, c'est encore le bon outil.

Pour qui

Pour les PME dont un fichier Excel est devenu indispensable

Le fichier qu'une seule personne comprend

Les formules, les onglets et les macros viennent d'un employé. Quand il est en vacances, on n'ose plus y toucher. S'il quitte l'entreprise, le savoir part avec lui.

Le fichier qu'on s'arrache

Une seule personne peut y travailler à la fois. Les autres attendent ou gardent leur copie. Bientôt, trois versions circulent et personne ne sait laquelle est la bonne.

Le fichier dont dépend une décision

Les prix, l'horaire de production ou l'inventaire en sortent. Une formule écrasée par erreur, et le chiffre est faux sans que rien ne le signale.

Les signes

Comment savoir qu'il est temps de remplacer Excel

Excel est un très bon outil d'analyse. Il devient fragile quand on lui demande le travail d'un logiciel : servir plusieurs personnes à la fois, garder la trace de qui a changé quoi, protéger une information.

Par exemple, dans un atelier de fabrication, c'est le fichier qui planifie la production de la semaine ; chez un transporteur, la feuille qui répartit les livraisons. Un seul signe ne justifie pas un projet. Deux ou trois, sur un fichier utilisé chaque jour, oui.

Six signes qu'un fichier a fait son temps

Une seule personne sait comment il fonctionne.
On ne peut pas y travailler à deux en même temps.
Plusieurs versions circulent par courriel.
Une formule effacée ou une erreur de saisie passe inaperçue.
Les mêmes données sont retapées dans un autre logiciel.
Tout le monde voit tout, même ce qui devrait rester confidentiel.

D'abord, on vérifie

Par quoi remplacer Excel : un logiciel existant ou une application sur mesure ?

Avant de bâtir, on cherche. Novi Intelligence tient une veille des logiciels québécois, classés par secteur, avec une cote pour chacun. C'est une veille, pas un banc d'essai : on ne les a pas tous essayés.

Trois réponses possibles, selon ce que fait le fichier

Ce que fait votre fichier	Ce qui convient	Pourquoi
Ce qu'un logiciel courant fait déjà : facturer, tenir un inventaire simple, prendre des rendez-vous.	Un logiciel existant	Il est prêt, et son éditeur l'entretient. Vous n'avez pas besoin de nous pour l'acheter.
Une méthode propre à votre entreprise, appliquée à plusieurs, tous les jours.	Une application sur mesure	Aucun produit ne la reproduit sans contournement.
Une analyse ponctuelle, une simulation, un budget.	Excel	C'est ce pour quoi il est fait.

Ce qui est livré

Ce que vous recevez, du fichier à l'application

L'examen du fichier

On ouvre le fichier avec la personne qui le connaît : ce qu'il calcule, qui s'en sert, ce qui casse. Vous recevez notre avis par écrit : bâtir, acheter ou ne rien changer.

Une maquette à valider

Avant d'écrire une ligne de code, vous voyez les écrans et vous les essayez avec votre équipe. On corrige quand un changement est encore simple.

La reprise de vos données

Le contenu du fichier est nettoyé, versé dans l'application, puis comparé à l'original avec vous. Le fichier d'origine est conservé tel quel.

Une application à plusieurs utilisateurs

Tout le monde travaille en même temps, sur les mêmes données. Plus de copies envoyées par courriel, plus de « version finale » en trois exemplaires.

Des accès par rôle et un historique

Chacun voit et modifie ce qui le concerne. L'application garde la trace de qui a changé quoi, et quand : une erreur se retrouve et se corrige.

La formation de votre équipe

Chaque utilisateur est formé sur ses tâches réelles. On laisse une documentation courte, écrite pour quelqu'un qui n'est pas programmeur.

Vos données restent à vous. L'application peut les exporter vers Excel quand vous voulez fouiller un chiffre.

Les étapes

Comment un fichier Excel devient une application

Un fichier à la fois, en commençant par le plus risqué.

Appel gratuit
Le premier appel
Vous nous montrez le fichier. On vous dit si un logiciel existant ferait le travail, si Excel suffit encore ou si une application vaut la peine.
L'examen
On lit le fichier le plus risqué
On commence par un seul fichier : celui dont une erreur vous nuirait le plus. On le lit avec la personne qui l'a bâti.
La maquette
Les écrans, validés avant de programmer
Votre équipe essaie la maquette et la corrige. Le devis du projet repose sur elle : vous savez ce qui sera livré avant de vous engager.
La construction
L'application et la reprise des données
On bâtit par étapes, vous essayez sur de vrais cas. Puis on verse vos données et on compare le résultat au fichier, avec vous.
L'exploitation
La mise en service, puis la suite
On forme l'équipe et l'application prend le relais. Novi l'exploite. Le fichier suivant, s'il y en a un, se fait de la même façon.

Après la livraison

Ce que l'exploitation comprend

Novi exploite elle-même les logiciels qu'elle bâtit. Voici ce que ça veut dire pour l'application qui remplace votre fichier.

L'hébergement

Le lieu où le logiciel et ses données sont hébergés est écrit dans l'entente, avant la mise en service.

Les sauvegardes

Les données sont sauvegardées à la fréquence écrite dans l'entente, et on essaie une restauration pour vérifier qu'une sauvegarde se relit.

Les mises à jour et les correctifs

L'équipe de Novi les applique elle-même, sur le logiciel et sur ce qui le fait fonctionner.

La surveillance et le soutien

L'équipe de Novi surveille le logiciel et répond aux demandes. Le soutien est offert jour et nuit, sept jours sur sept.

Si on se quitte

Les données sont exportées et remises dans un format lisible. Pour le code, l'entente fait foi : propriété complète ou licence.

En cas d'incident de confidentialité

Novi avise son client sans tarder, lui dit ce qui est touché et l'aide à y répondre. Les avis prévus par la loi restent la responsabilité du client.

Le prix

Ce qui fait varier le prix, et ce qui est toujours inclus

Un projet à livrable fixe, un fichier à la fois : le prix est établi sur la maquette validée. L'exploitation, elle, est mensuelle.

Sur devis

Ce qui fait varier le prix

La complexité du fichier : onglets, formules, macros, règles non écrites.
Le nombre de rôles et d'écrans différents.
L'état des données à reprendre, et le nombre de versions du fichier.
Les logiciels à brancher, s'il y en a.

Ce qui est toujours inclus

Le premier appel, gratuit.
La maquette, validée avant de programmer.
Les essais avec votre équipe, sur de vrais cas.
La formation et la documentation.
La propriété de vos données.

La limite honnête

Quand garder Excel, et ce qu'une application ne règle pas

Remplacer un fichier n'est pas toujours la bonne décision. Excel reste un très bon outil, et un logiciel existant demande souvent moins d'efforts qu'un projet sur mesure.

Excel reste le bon outil pour une analyse ponctuelle

Un budget, une simulation, un calcul fait une fois : un tableur est fait pour ça. On ne remplace que le fichier qui sert chaque jour, à plusieurs.

Un logiciel existant fait déjà le travail

Si un produit du commerce couvre votre besoin sans contournement, c'est lui qu'il vous faut, et on vous le dit. C'est souvent le cas quand on veut gérer toute l'entreprise dans un seul système.

Une application ne corrige pas une méthode floue

Si personne ne s'entend sur la règle de calcul ou sur qui approuve quoi, il faut d'abord trancher. Le logiciel applique une règle ; il ne la choisit pas.

On aime mieux vous dire de garder votre fichier que de bâtir un outil dont vous n'avez pas besoin.

Région desservie

Montérégie, Rive-Sud, Montréal et partout au Québec

L'examen du fichier se fait très bien à distance, écran partagé, avec la personne qui le connaît. Pour la maquette et la formation, on peut se voir chez vous ou à nos bureaux de Sorel-Tracy, de Saint-Hyacinthe et de Terrebonne. Ailleurs au Québec, tout le projet se mène à distance.

Nos bureaux: Sorel-TracySaint-HyacintheTerrebonne
Notre région: MontérégieRive-SudMontréal
À distance: Partout au Québec

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Questions fréquentes

De l'Excel à une vraie application : vos questions.

Comment savoir s'il est temps de remplacer mon fichier Excel ?

Quand le fichier fait le travail d'un logiciel plutôt que celui d'un tableur. Les signes les plus courants : une seule personne sait comment il fonctionne, on ne peut pas y travailler à deux, plusieurs versions circulent par courriel, une erreur de saisie passe inaperçue. Deux ou trois de ces signes, sur un fichier utilisé chaque jour, justifient un examen.

Par quel logiciel remplacer Excel : un produit existant ou du sur-mesure ?

Ça dépend de ce que fait le fichier. S'il refait ce qu'un logiciel courant fait déjà, comme la facturation ou un inventaire simple, un produit existant convient mieux, et on vous le dit. S'il contient une méthode propre à votre entreprise, qu'aucun produit ne reproduit sans contournement, une application sur mesure se justifie. On consulte notre veille des logiciels québécois avant de proposer de bâtir.

Est-ce qu'on perd nos données ?

Le fichier d'origine est conservé tel quel : rien n'y est effacé. Ses données sont nettoyées, versées dans l'application, puis comparées à l'original avec vous avant la mise en service. Les doublons et les incohérences repérés en chemin vous sont montrés : c'est vous qui décidez quoi corriger.

Combien de temps ça prend ?

Ça dépend de la complexité du fichier, du nombre d'écrans et de l'état des données. On ne s'engage sur aucune durée avant d'avoir examiné le fichier. Une fois la maquette validée, l'échéancier est écrit dans le devis. On commence par un seul fichier, le plus risqué.

Peut-on garder Excel pour certaines choses ?

Oui, et c'est souvent souhaitable. Excel reste le bon outil pour une analyse ponctuelle, une simulation ou un budget. L'application garde les données de référence et les règles ; vous pouvez en exporter le contenu vers Excel pour fouiller un chiffre.

Qui entretient l'application ?

Novi Intelligence. On bâtit l'application, puis on l'héberge, on la sauvegarde, on la surveille et on la met à jour. Vous ne dépendez plus d'un seul employé qui connaît l'outil. Le soutien est offert jour et nuit, sept jours sur sept, par l'équipe de Novi.

Combien coûte le remplacement d'un fichier Excel par une application ?

Le remplacement d'un fichier Excel par une application est sur devis. Le prix dépend de la complexité du fichier, du nombre de rôles et d'écrans, de l'état des données à reprendre et des logiciels à brancher. Il est établi sur la maquette validée. Pour ce qui compose le prix d'un logiciel sur mesure, lisez notre article sur le sujet.

Montrez-nous le fichier : on vous dit quoi en faire.

Consultation gratuite : bâtir une application, acheter un logiciel existant ou garder Excel. Vous repartez avec une réponse claire.

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