Cliniques et pharmacies
IA et logiciels sur mesure pour les cliniques et les pharmacies du Québec
Le téléphone sonne pendant que vous êtes avec un patient.Rappels, confirmations, formulaires : on vous aide à alléger la réception, en gardant les renseignements de santé là où ils doivent rester.
Pour une clinique, l'IA utile n'est presque jamais celle qui pose un diagnostic. C'est celle qui confirme un rendez-vous, rappelle un patient au bon moment, met de l'ordre dans les messages ou prépare le brouillon d'une lettre que le professionnel relit. Novi bâtit ces outils sur mesure, à côté du logiciel de dossiers que vous avez déjà, et forme votre équipe à se servir correctement des outils que vous payez.
À côté de votre logiciel, pas à sa place
Votre logiciel de dossiers reste la référence. On s'y branche quand il le permet ; sinon, on travaille à côté, à partir de ce qu'il exporte.
Le professionnel garde la décision
Un outil peut résumer, trier ou rappeler. Il ne remplace pas le jugement clinique, et on le conçoit pour que ce soit clair à l'écran.
Des règles écrites avant le premier essai
Ce que l'outil voit, où les données sont hébergées, qui y a accès : on le met par écrit avec vous avant de bâtir quoi que ce soit.
Cliniques dentaires
Remplir les fauteuils sans courir après les patients
Dans un cabinet dentaire, les trous dans l'horaire viennent souvent de deux endroits : les rendez-vous de rappel (examen, nettoyage) que personne n'a eu le temps de planifier, et les plans de traitement présentés au patient puis restés sans réponse.
Rappels de suivi, par ordre de priorité
Chaque matin, la liste des patients dus pour un examen ou un nettoyage, triée selon les critères que votre équipe a choisis, avec un message prêt à partir par texto ou par courriel.
Plans de traitement en attente
Un suivi des plans présentés mais pas encore acceptés, pour qu'une personne de l'équipe rappelle au bon moment, avec les réponses aux questions fréquentes : étapes, durée, modes de paiement.
Confirmations et liste d'attente
Une confirmation envoyée quelques jours avant le rendez-vous, et une liste de patients prêts à venir plus tôt quand une plage se libère.
Tri des messages entrants
Les messages du site et de la boîte de courriels sont classés : douleur ou urgence, question de compte, demande de rendez-vous. L'urgence va tout de suite à une personne.
À savoir
Les réclamations aux assureurs passent par des systèmes que ni vous ni nous ne contrôlons. On ne promet donc aucun branchement direct : on part de ce que votre logiciel de gestion permet d'exporter, et on vous dit dès la première rencontre ce qui est faisable chez vous.
Cliniques vétérinaires
Des rappels de vaccins qui partent seuls, une réception moins débordée
En clinique vétérinaire, le patient ne répond pas au téléphone : c'est son propriétaire qu'il faut joindre, rassurer et rappeler. Les renseignements sur ce propriétaire (nom, téléphone, adresse, paiements) sont des renseignements personnels protégés par la Loi 25 ; le dossier de l'animal suit en plus les règles de votre ordre professionnel.
Vaccins et examens annuels
Les rappels partent selon la date prévue au dossier, avec un lien pour choisir une plage. Un propriétaire qui ne répond pas apparaît sur la liste d'appels de la semaine.
Le lendemain d'une chirurgie
Un message de suivi avec les consignes que votre équipe a rédigées. Si le propriétaire signale un problème, sa réponse arrive directement à une technicienne.
Nourriture et médicaments à renouveler
Un rappel quand un sac de nourriture thérapeutique ou une ordonnance approche de la fin, calculé à partir de ce qui a été vendu.
À savoir
Un assistant peut répondre aux questions d'horaire ou de préparation (jeûne avant une chirurgie, par exemple), mais seulement avec les consignes écrites par la clinique. Une question sur l'état d'un animal va toujours à une personne.
Cliniques médicales privées
Moins d'appels pour des questions qui ont déjà une réponse
Une clinique privée reçoit chaque jour les mêmes questions : heures, documents à apporter, coût d'un service non couvert, délai pour un formulaire d'assurance. Ces réponses existent déjà quelque part ; il suffit de les rendre disponibles au bon moment, sur le site ou au téléphone.
Un outil qui écoute ou transcrit une consultation touche directement des renseignements de santé. C'est le type de projet pour lequel la loi demande une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée avant de commencer.
Trois projets fréquents
Réponses aux questions administratives
Un agent vocal ou un assistant écrit qui répond à partir des textes validés par la clinique, et qui ne donne jamais de conseil médical.
Formulaires remplis avant la visite
Le patient remplit son questionnaire en ligne ; l'équipe le vérifie et rien n'est ressaisi à la main.
Brouillons de lettres et de résumés
À partir des notes du médecin, l'outil propose un brouillon de lettre de référence ou de résumé. Le médecin le corrige et le signe.
Cliniques d'optométrie
De l'examen à la paire de lunettes, sans perdre le fil
En optométrie, la clinique et la lunetterie vivent sous le même toit. Le patient passe son examen, choisit une monture, attend ses verres, revient pour l'ajustement. Chaque étape est une occasion de le perdre de vue, ou de le laisser sans nouvelles.
À savoir
Un renouvellement de lentilles reste lié à une ordonnance valide. L'outil rappelle et informe ; il ne prescrit rien et ne prolonge rien.
Le parcours, étape par étape
La commande suivie
L'état de chaque commande de verres est visible au comptoir : envoyée au laboratoire, reçue, prête.
Le patient avisé
Un texto quand la paire est prête, et une relance si elle n'est pas ramassée après quelques jours.
L'examen suivant
Un rappel selon l'intervalle que l'optométriste a noté au dossier, pas une campagne envoyée à tout le monde.
Les questions sur les lentilles
Entretien, délais de commande, conditions de la lunetterie : les réponses viennent de vos propres fiches.
Pharmacies
Autour du système de la pharmacie, jamais à sa place
Une pharmacie travaille déjà dans un système de gestion conçu pour l'officine, relié aux assureurs. On n'y touche pas. Ce qu'on peut bâtir se trouve autour : ce qui arrive au comptoir, au téléphone et dans la boîte de courriels, et ce que le personnel fait avec les outils d'IA grand public.
Rendez-vous pour les services
Pour les services offerts sur rendez-vous (vaccination, consultations), une prise de rendez-vous en ligne avec les questions préalables que le pharmacien a définies.
Tri des appels et des messages
Renouvellement, horaire, livraison, question pour le pharmacien : chaque demande va à la bonne personne, et toute question clinique va au pharmacien.
Formation du personnel
Ce qu'on peut demander à un outil comme ChatGPT, et ce qui ne doit jamais y entrer : un nom, un médicament associé à une personne, un numéro d'assurance maladie. Notre formation IA et sécurité des données part de ces situations.
Les règles du jeu
Les renseignements de santé : ce que la loi demande
Depuis le 1er juillet 2024, la Loi sur les renseignements de santé et de services sociaux encadre les renseignements de santé détenus par les organismes du secteur. Elle ne vise pas seulement le réseau public : des organisations privées comme les cliniques privées, les pharmacies et les cabinets de professionnels de la santé y sont soumises.
Elle demande notamment une politique de gouvernance, une personne responsable, une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée avant un nouveau produit ou service technologique, et la déclaration des incidents de confidentialité à la Commission d'accès à l'information. En clinique vétérinaire, ce sont les règles de la loi sur le secteur privé, modernisée par la Loi 25, qui s'appliquent aux renseignements des clients.
Ce résumé n'est pas un avis juridique. Selon votre type d'organisation, une loi ou l'autre s'applique : votre responsable de la protection des renseignements personnels tranche, avec votre conseiller juridique au besoin.
Ce que ça change pour un projet d'IA
- On établit d'avance quels renseignements l'outil verra, et on lui en donne le moins possible.
- On choisit l'hébergement avec vous. Si des renseignements doivent sortir du Québec, l'évaluation se fait avant.
- On prévoit un journal de qui consulte quoi, dès la conception.
- On prépare l'évaluation avec votre personne responsable, qui garde le dernier mot.
Ce qu'on ne fait pas
Des limites claires, pour que votre équipe fasse confiance aux outils
Aucun outil qui diagnostique
On ne bâtit pas d'outil qui pose un diagnostic ou recommande un traitement. Ce n'est ni notre métier ni notre rôle.
Aucun branchement non autorisé
Si votre logiciel de dossiers n'offre pas d'accès prévu pour ça, on ne force rien. On travaille à partir de ce qu'il permet.
Aucun lancement sans essai
Un outil est d'abord essayé avec des données fictives, puis par votre équipe, avant de toucher un vrai patient.
Questions fréquentes
Cliniques et pharmacies : vos questions.
Est-ce que l'IA va parler à mes patients à ma place ?
Seulement si vous le voulez, et seulement pour ce que vous avez écrit d'avance : heures, préparation à un rendez-vous, documents à apporter. Dès qu'une question touche la santé, elle va à une personne de votre équipe.
Mon logiciel de dossiers ne se branche à rien. Est-ce un problème ?
Pas forcément. Beaucoup de projets utiles se font à côté du dossier patient : la confirmation des rendez-vous, le tri des messages, la formation de l'équipe. Si votre logiciel exporte une liste de rendez-vous ou de rappels, on part de là.
Peut-on utiliser ChatGPT à la clinique ?
Pour rédiger un texte général, oui, avec une règle simple : aucun nom, aucun numéro, aucun détail qui permet de reconnaître un patient. Une politique d'utilisation de l'IA écrite et une courte formation évitent la plupart des erreurs.
Qui est responsable si un outil se trompe ?
La clinique reste responsable de ses renseignements et de ses décisions. C'est pour ça qu'on conçoit des outils qui proposent et qu'une personne valide, et qu'on documente par écrit ce que chaque outil fait et ne fait pas.
Combien coûte un projet ?
C'est sur devis. Le prix dépend de ce qu'on bâtit, du nombre de systèmes à relier et de l'hébergement choisi. La première conversation est gratuite, et on vous dit franchement si le projet vaut son coût.
Parlons de votre clinique.
Dites-nous où votre équipe perd du temps cette semaine. On vous dira si l'IA peut aider, par où commencer, et ce qu'il vaut mieux laisser tel quel.
Pour aller plus loin
Réceptionniste IA et agent vocal
Répondre aux appels et aux questions courantes, selon vos consignes.
Voir la pageFormationFormation IA et sécurité des données
Ce que l'équipe peut confier à l'IA, et ce qui reste à la clinique.
Voir la pagePôle IALogiciels sur mesure
Bâtir ce qui manque autour du logiciel que vous avez déjà.
Voir la pagePôle IAPolitique d'utilisation de l'IA
Des règles claires, écrites, que toute l'équipe peut suivre.
Voir la pageSources
- Loi sur les renseignements de santé et de services sociaux (RLRQ, c. R-22.1), LégisQuébec
- Gouvernement du Québec, tableau comparatif : accès aux documents et protection des renseignements, secteur de la santé et des services sociaux
- Torys, « La nouvelle loi québécoise sur la protection des renseignements de santé personnels », juillet 2024
- Commission d'accès à l'information, guide d'accompagnement sur l'évaluation des facteurs relatifs à la vie privée
- Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (RLRQ, c. P-39.1), LégisQuébec
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