Organismes communautaires et fondations
IA et outils numériques pour les OBNL, les fondations et les organismes communautaires
Chaque heure d'administration est une heure de moins pour la mission.On vous aide à choisir des outils, à bâtir ce qui manque et à former votre monde, sans exposer vos donateurs ni vos bénéficiaires.
Un OBNL a rarement un service informatique. Il a souvent des outils empilés au fil des années : un fichier Excel pour les dons, un autre pour les bénévoles, une boîte de courriels partagée par trois personnes. Notre travail commence par mettre de l'ordre dans ce qui existe, et seulement ensuite par ajouter de l'IA là où elle fait vraiment gagner du temps.
D'abord ce que vous avez déjà
Plusieurs fournisseurs de logiciels ont des programmes pour les organismes. On vérifie à quoi vous avez droit avant de vous faire acheter quoi que ce soit.
Simple à reprendre
Les bénévoles et les employés changent. Chaque outil vient avec un mode d'emploi court, pour que le prochain s'y retrouve.
Les personnes aidées protégées
Les renseignements des personnes que vous servez ne vont jamais dans un outil d'IA grand public.
Dons et donateurs
Des reçus de dons exacts, sans double saisie
Un reçu officiel de don n'est pas une simple facture. Selon l'Agence du revenu du Canada, il doit contenir les renseignements prévus à l'article 3501 du Règlement de l'impôt sur le revenu, dont un numéro de série unique, la date du don, le montant admissible et le numéro d'enregistrement de l'organisme. Et seul un organisme de bienfaisance enregistré, ou un autre donataire reconnu, peut en délivrer.
Les reçus produits à partir de la liste des dons
Les dons sont saisis une seule fois ; les reçus sortent avec la bonne numérotation et tous les renseignements exigés, prêts à envoyer.
Les remerciements personnalisés
Un brouillon de remerciement préparé pour chaque don important, qu'une personne de l'équipe relit et signe.
Le portrait avant une campagne
Qui a donné l'an dernier et pas encore cette année, qui a donné à quelle occasion : une liste claire avant de lancer un appel aux dons.
Bénévoles et membres
Les bénévoles au bon endroit, au bon moment
Coordonner des bénévoles, c'est souvent une suite de courriels, de textos et de tableaux à mettre à jour à la main. Un outil bien pensé enlève la partie répétitive, pas la relation.
Inscription et disponibilités
Un formulaire en ligne où chaque bénévole indique ses disponibilités et ses intérêts, au lieu d'une liste papier recopiée.
Horaires et rappels
Les quarts se remplissent en ligne et chacun reçoit un rappel la veille. Un désistement prévient la coordination tout de suite.
Heures compilées
Les heures de bénévolat se comptent toutes seules, pour vos redditions de comptes et pour remercier les plus fidèles.
Demandes de subvention et redditions de comptes
Un premier jet en moins de temps, jamais la version finale
L'IA peut préparer un premier jet de demande à partir de vos rapports d'activités et de vos chiffres. Elle ne connaît pas votre organisme mieux que vous, et un bailleur de fonds reconnaît vite un texte générique : chaque phrase se relit et se corrige.
Ce qu'on met en place
Une banque de textes à jour
Mission, historique, résultats de l'année, portrait des personnes rejointes : des textes validés, réutilisés d'une demande à l'autre.
Le calendrier des bailleurs
Dates de dépôt, rapports à remettre, conditions à respecter : un seul tableau, avec un rappel avant chaque échéance.
Les indicateurs compilés
Les chiffres que les bailleurs demandent, tirés de vos outils au lieu d'être recomptés à la main chaque année.
Les personnes que vous aidez
Les renseignements les plus sensibles de votre organisme
Un organisme communautaire détient parfois des renseignements très délicats : situation familiale, santé, revenus, statut. Ce sont aussi ceux qu'un employé pressé risque de coller dans un outil d'IA pour rédiger une lettre ou un rapport.
La loi québécoise sur le secteur privé, modernisée par la Loi 25, vise toute « entreprise », une notion qui couvre une activité économique organisée, commerciale ou non. Un organisme qui tient des dossiers sur des personnes a donc tout intérêt à en appliquer les règles : une personne responsable, des règles de conservation, un registre des incidents. En cas de doute sur votre situation, un conseiller juridique tranche.
Une règle simple pour l'IA
- Aucun nom, aucune adresse, aucun détail sur une personne aidée dans un outil d'IA grand public.
- Un compte au nom de l'organisme, jamais un compte personnel.
- Une formation courte pour l'équipe et les bénévoles qui touchent aux dossiers.
- Une politique d'utilisation de l'IA écrite, d'une page ou deux.
Ce qu'on ne fait pas
Ce qu'on ne promet pas
Du financement
Un meilleur dossier aide, mais personne ne peut promettre qu'une demande sera acceptée. Nous non plus.
Une demande envoyée sans votre relecture
Rien ne part au nom de votre organisme sans qu'une personne de l'équipe l'ait lu et approuvé.
Un logiciel payant quand une version gratuite suffit
Si un outil offert aux organismes répond au besoin, c'est celui-là qu'on vous recommande.
Questions fréquentes
OBNL et organismes : vos questions.
Notre budget est très serré. Est-ce réaliste ?
Souvent, oui, si on commence petit. Mettre de l'ordre dans les outils que vous avez déjà coûte peu et fait souvent gagner plus qu'un nouvel achat. On vous dit franchement ce qui vaut la dépense.
Peut-on utiliser ChatGPT pour nos demandes de subvention ?
Pour un premier jet à partir de vos propres textes, oui, sans y mettre de renseignements sur des personnes. Le texte final doit sonner comme votre organisme et refléter vos vrais résultats.
Nos bénévoles changent souvent. Comment éviter que tout se perde ?
En gardant les outils simples, en documentant chacun en une page et en confiant chaque outil à une personne responsable, pas à un bénévole de passage.
Sommes-nous soumis à la Loi 25 ?
La loi vise toute « entreprise », une notion qui peut couvrir un organisme sans but lucratif. Dans la pratique, si vous tenez des listes de donateurs, de membres ou de personnes aidées, appliquez-en les règles. Pour votre cas précis, demandez à un conseiller juridique.
Combien ça coûte ?
On s'ajuste à la taille du projet et aux moyens d'un organisme, et le prix est fixé par écrit avant de commencer. La première rencontre ne coûte rien.
Parlons de votre organisme.
Montrez-nous vos outils tels qu'ils sont, fichiers Excel compris. On vous dira ce qui peut être simplifié, ce que l'IA peut faire de plus, et ce qu'il vaut mieux ne pas toucher.
Pour aller plus loin
De l'Excel à une vraie application
Quand les fichiers partagés ne suffisent plus.
Voir la pageFormationFormation IA et sécurité des données
Pour l'équipe et les bénévoles qui touchent aux dossiers.
Voir la pagePôle IAPolitique d'utilisation de l'IA
Une règle claire, adaptée à un organisme.
Voir la pagePôle IAAutomatisation des documents
Reçus, formulaires et rapports préparés sans ressaisie.
Voir la page