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Automatisation des documents par l'IA : soumissions, factures, contrats et rapports
Vous retapez la même information d'un document à l'autre ?L'intelligence artificielle lit les documents qui entrent, en sort les données, applique vos règles et remplit les documents qui sortent, dans vos gabarits et vos logiciels. Une personne de votre équipe approuve. On commence par un seul type de document. Pour les PME de la Montérégie, de la Rive-Sud, de Montréal et de partout au Québec.
- Factures
- Soumissions
- Contrats
- Rapports
- Approbation humaine
Automatisation des documents
- Pour qui
- PME qui reçoivent et produisent beaucoup de documents
- Format
- Projet en étapes, un type de document à la fois
- Qui approuve
- Une personne de votre équipe, à chaque document
- Ensuite
- Suivi mensuel par l'équipe de Novi Intelligence
- Prix
- Sur devis
L'automatisation des documents par l'IA est un système sur mesure qui lit les documents qu'une entreprise reçoit, en extrait les données, applique les règles du métier et remplit les documents à produire, puis les soumet à une personne qui les approuve.
Ce qui entre : factures, demandes de soumission, contrats, bons de commande, formulaires, en PDF, en courriel ou numérisés.
Ce qui sort : une soumission, un rapport, un fichier Excel ou un PDF, rempli dans vos propres gabarits.
Qui décide : une personne de votre équipe relit et approuve. L'IA prépare ; elle ne signe rien.
Par où commencer : un seul type de document, celui qui revient le plus souvent, avant d'élargir.
Pour qui
À qui s'adresse l'automatisation des documents
Aux entreprises où le même renseignement est lu sur un document, puis retapé dans un autre.
L'entrepreneur en construction
Demandes de prix, plans, bons de livraison, factures de sous-traitants : tout arrive en même temps. Le temps passé à tout recopier retarde vos propres soumissions.
Le manufacturier ou le distributeur
Bons de commande, confirmations, bons de livraison, factures : les mêmes numéros de pièces et les mêmes quantités, ressaisis à la main à chaque étape.
Le cabinet comptable
Les pièces des clients arrivent dans tous les formats. L'IA les lit et les classe ; le comptable vérifie, et garde la main sur les écritures.
L'entreprise qui produit des rapports
Rapports de visite, d'inspection ou d'estimation après un sinistre : des notes, des mesures et des photos à remettre en forme, toujours dans le même gabarit.
Les documents
Quels documents l'IA peut lire, et ce qu'elle en fait
Des exemples courants ; la liste réelle se décide avec vous.
| Document | Ce que l'IA y lit | Ce qu'elle prépare |
|---|---|---|
| Facture d'un fournisseur | Le fournisseur, le numéro, la date, les montants, les taxes, chaque ligne. | Une écriture proposée, à approuver, pour votre logiciel comptable. |
| Demande de soumission | Les quantités, les articles, les exigences, la date limite. | Un brouillon de soumission, rempli dans votre gabarit existant. |
| Contrat | Les parties, les dates, les montants, les clauses que vous avez demandé de surveiller. | Une fiche résumée et les échéances à inscrire au calendrier. |
| Bon de commande ou de livraison | Les articles, les quantités, les prix convenus. | La comparaison avec la facture reçue, et les écarts signalés. |
| Notes et photos de visite | Les mesures, les constats, les légendes. | Un rapport mis en forme, prêt à relire. |
Ces exemples ne décrivent aucune entreprise réelle. Un contrat lu par l'IA n'est pas un avis juridique.
Ce qui est livré
Ce qui est livré, du plan écrit au suivi mensuel
Six éléments. Vos documents, vos données et vos règles restent à vous.
Un plan écrit, avant de bâtir
Le document de départ, les données à en sortir, vos règles, la personne qui approuve. Ce plan est à vous, que le projet se fasse ou non.
La lecture des documents qui entrent
PDF, courriel, document numérisé ou photo : l'IA repère les données utiles, même quand chaque fournisseur présente sa facture à sa façon.
Vos règles de métier, écrites et appliquées
Les vérifications que votre équipe fait de tête : un total qui doit concorder, un prix à comparer au contrat, un seuil à faire approuver.
Les documents qui sortent, dans vos gabarits
Soumission, rapport, fichier Excel, PDF : le document est rempli dans votre mise en page, avec votre vocabulaire, et attend une approbation.
Le branchement à vos logiciels en place
Selon ce que chaque logiciel permet : une connexion prévue par son éditeur, un import de fichier ou un dossier partagé.
La formation et le suivi mensuel
Votre équipe apprend à approuver, à corriger et à signaler un cas nouveau. Chaque mois, on fait le point et on ajuste.
Le garde-fou
Ce que l'IA prépare, ce qu'une personne approuve
Une IA qui lit un document peut se tromper : un chiffre mal numérisé, une écriture à la main, une facture présentée autrement. Et elle ne le signale pas toujours.
L'automatisation est donc bâtie autour d'une approbation. La personne voit le document d'origine et ce que l'IA en a tiré, côte à côte. Elle corrige, puis approuve. Ses corrections servent à ajuster les règles.
Ce qu'une personne approuve toujours
- Tout document qui part chez un client ou un fournisseur.
- Toute écriture qui entre dans vos livres comptables.
- Tout montant, tout total et toute marge calculés.
- Les champs que l'IA a marqués comme incertains.
- Les cas qui sortent de vos règles.
Les étapes
Comment se déroule un projet d'automatisation
Cinq étapes, sur un seul type de document. On élargit quand le premier tient.
Appel gratuit
Le premier appel
Vous nous montrez quelques documents et le trajet qu'ils suivent. On vous dit si l'IA est le bon moyen, ou s'il y a plus simple.
Le plan
Le plan écrit et le devis
On choisit le document de départ, on écrit vos règles et on vérifie ce que vos logiciels permettent. Le devis accompagne le plan.
Les essais
Les essais sur vos anciens documents
On fait passer des documents déjà traités, dont le bon résultat est connu, et on compare. On voit où l'IA hésite.
La mise en service
La mise en service et la formation
Les vrais documents passent par la personne qui approuve. On lui montre comment corriger et signaler un cas nouveau, marche à suivre écrite en main.
Le suivi
Le suivi mensuel, puis le document suivant
On surveille, on ajuste quand un gabarit ou une règle change, et on fait le point chaque mois. Le deuxième document se décide alors.
Exemples
À quoi ça ressemble, selon le métier
Quatre situations inventées pour illustrer ; aucune ne décrit une entreprise réelle.
Construction : la demande de prix
Par exemple, un entrepreneur reçoit une demande de prix par courriel. L'IA en sort les quantités et remplit un brouillon, que l'estimateur corrige et approuve.
Construction : la facture d'un sous-traitant
Par exemple, la facture d'un sous-traitant est comparée au bon de commande. Si un montant ne concorde pas, le chargé de projet le voit avant d'approuver.
Distribution : le bon de commande
Par exemple, un distributeur reçoit des bons de commande dans le format de chaque client. L'IA en sort les articles ; un commis vérifie avant l'entrée au système.
Distribution : le rapport du mois
Par exemple, les ventes et les retours du mois sont rassemblés dans un fichier Excel, dans le gabarit habituel. Le directeur relit avant d'envoyer.
Le prix
Ce qui fait varier le prix, et ce qui est toujours inclus
On commence par un seul type de document. Le prix est établi avec le plan écrit ; le suivi mensuel est décrit à part.
Ce qui fait varier le prix
- Le nombre de types de documents à traiter.
- La variété des formats : numérisés, manuscrits, propres à chaque fournisseur.
- Le nombre de logiciels à brancher, et ce que chacun permet.
- La complexité de vos règles de métier.
- Le volume de documents traités chaque mois.
Ce qui est toujours inclus
- Le premier appel, gratuit.
- Le plan écrit, que vous gardez.
- Les essais sur vos propres documents.
- L'étape d'approbation par une personne.
- La formation de l'équipe et la marche à suivre écrite.
La limite honnête
Les limites de l'IA devant un document, et quand ce n'est pas le bon outil
L'IA lit vite, mais elle ne connaît pas votre entreprise. Elle prépare le travail ; elle ne décide pas, ne signe pas et ne remplace pas la personne qui connaît le dossier.
Elle se trompe, et il faut le prévoir
Un document mal numérisé ou écrit à la main se lit moins bien. Chaque résultat est donc approuvé, et on n'annonce d'avance ni taux de réussite ni heures gagnées : ça se mesure chez vous.
Elle ne remplace pas le professionnel
L'estimateur, le comptable et le juriste gardent leur jugement et leur responsabilité. Une écriture proposée par l'IA n'est pas une écriture vérifiée.
Peu de documents : ça ne vaut pas la peine
Si le document revient quelques fois par mois, ou s'il est différent chaque fois, un bon gabarit et une liste de vérification suffisent.
Le problème est parfois ailleurs
Des tâches qui passent d'un logiciel à l'autre : c'est l'automatisation des opérations. Aucun outil pour calculer vos soumissions : c'est le logiciel de soumissions et de bons de travail.
Quand l'IA n'est pas le bon moyen, on vous le dit au premier appel, documents en main.
Région desservie
Montérégie, Rive-Sud, Montréal et partout au Québec
Au besoin, on vient voir sur place comment vos documents circulent, en Montérégie, sur la Rive-Sud et à Montréal. La construction, les essais et le suivi se font à distance, depuis Sorel-Tracy, Saint-Hyacinthe et Terrebonne, pour les entreprises de partout au Québec.
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Voir le serviceQuestions fréquentes
Automatisation des documents : vos questions.
Quels documents peut-on automatiser ?
Ceux qui reviennent souvent et qui se ressemblent d'une fois à l'autre : factures de fournisseurs, demandes de soumission, bons de commande et de livraison, contrats, rapports de visite ou d'inspection. L'IA les lit en PDF, en courriel ou numérisés, puis remplit vos gabarits. Un document rare, ou différent chaque fois, s'y prête mal.
L'IA peut-elle se tromper, et qui vérifie ?
Oui, surtout devant un document mal numérisé ou écrit à la main. C'est pourquoi une personne de votre équipe approuve chaque résultat avant qu'il parte chez un client ou qu'il entre dans vos livres. Elle voit le document d'origine à côté de ce que l'IA en a tiré, et les champs incertains sont marqués.
Avec quels logiciels ça se branche ?
Ça dépend de ce que chaque logiciel permet. Trois portes sont possibles : une connexion prévue par son éditeur, un import et un export de fichiers, ou un dossier partagé. On le vérifie logiciel par logiciel avant le devis. Si un logiciel n'offre aucune porte, le document sort en Excel ou en PDF, prêt à être importé.
Mes documents restent-ils confidentiels ?
On signe une entente de confidentialité avant de recevoir un seul document. Le plan écrit précise quels documents l'IA peut lire, qui y a accès, et où ils sont traités et conservés. Si un document contient des renseignements personnels, la Loi 25 s'applique : faites valider le plan par votre conseiller juridique. Aucune protection n'est totale.
Par quel document commencer ?
Par celui qui revient le plus souvent, qui se ressemble d'une fois à l'autre et dont une erreur se voit vite. La facture d'un fournisseur est souvent un bon premier candidat. On évite le document le plus délicat : le premier projet sert aussi à habituer votre équipe à approuver le travail de l'IA.
Qui s'en occupe après la livraison ?
L'équipe de Novi Intelligence. On surveille l'automatisation, on l'ajuste quand un gabarit, un fournisseur ou une règle change, et on répond aux demandes de votre équipe. Chaque mois, on fait le point avec vous. De votre côté, une personne reste responsable d'approuver les documents.
Combien coûte l'automatisation de documents pour une PME au Québec ?
L'automatisation des documents est sur devis. Le prix dépend du nombre de types de documents, de la variété des formats, du nombre de logiciels à brancher, de la complexité de vos règles et du volume mensuel. Le premier appel est gratuit ; le devis accompagne le plan écrit.
Un document à la fois, et quelqu'un qui approuve.
Consultation gratuite : montrez-nous le document que vous retapez le plus souvent, on vous dit ce que l'IA peut en faire.
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