Écoles, centres de services scolaires, cégeps
IA en éducation : former le personnel et protéger les renseignements des élèves
Votre personnel se sert déjà de l'IA. La vraie question, c'est comment.On aide les directions à encadrer l'IA et à former le personnel à la sécurité des données. L'enseignement, lui, reste votre métier.
Le ministère de l'Éducation a publié ses repères sur l'IA : des recommandations éthiques pour les gestionnaires et le personnel administratif des centres de services scolaires, et un guide pour le personnel enseignant. En enseignement supérieur, le Conseil supérieur de l'éducation et la Commission de l'éthique en science et en technologie ont publié un rapport sur l'IA générative en 2024. Ces documents posent les principes. Il reste à les traduire en règles concrètes pour votre établissement, en formation pour votre personnel et en outils sûrs pour l'administration. C'est là qu'on peut vous aider.
Le personnel avant les outils
Un outil puissant, sans formation, crée plus de risques qu'il n'en règle. On commence par les gens.
Des règles que tout le monde comprend
Une politique d'usage de quelques pages, écrite pour être lue par une secrétaire d'école comme par une direction.
Les élèves protégés
Aucun renseignement sur un élève dans un outil qui n'a pas été évalué et approuvé par l'établissement.
Pour qui
Quatre types d'établissements, des règles qui changent
Un centre de services scolaire et une école privée n'ont ni la même loi sur les renseignements personnels, ni les mêmes règles d'achat. On en tient compte dès la première rencontre.
Écoles privées
Admissions, droits de scolarité, communications avec les parents : une petite équipe administrative porte beaucoup. Une école privée relève en général de la loi sur le secteur privé.
Centres de services scolaires
Organismes publics, ils appliquent la Loi sur l'accès. Les recommandations éthiques du ministère s'adressent directement à leurs gestionnaires et à leur personnel administratif.
Cégeps
Organismes publics eux aussi. On s'adresse aux services administratifs et de soutien (registrariat, formation continue, ressources humaines), pas à la pédagogie.
Centres de formation
Formation professionnelle, formation continue, organismes de formation en entreprise : les inscriptions, les horaires et les attestations demandent beaucoup de manipulations répétées.
Former le personnel
L'IA et la sécurité des données, apprises sur des situations d'école
Notre formation IA et sécurité des données, en ligne et interactive, apprend à chacun ce qu'on peut confier à un outil d'IA, ce qui doit rester dans les systèmes de l'établissement, et comment vérifier une réponse avant de s'en servir. Le parcours suit le rôle de chaque personne.
Pour l'usage pédagogique de l'IA en classe, le ministère a déjà publié un guide destiné au personnel enseignant. On ne prétend pas remplacer vos conseillers pédagogiques.
Ce qui ne doit jamais entrer dans un outil grand public
L'identité d'un élève
Son nom, son code permanent, sa photo, ses coordonnées ou celles de ses parents.
Son dossier
Ses résultats, son plan d'intervention, ses absences, les notes d'un intervenant.
Ce qui touche sa santé ou sa famille
Un diagnostic, une médication, une situation familiale décrite dans un courriel.
À savoir
Si votre établissement fournit déjà un outil d'IA dans son environnement (Copilot dans Microsoft 365 ou Gemini dans Google Workspace, par exemple), la formation part de cet outil-là et de ses réglages, plutôt que d'en présenter un autre.
Une politique d'usage de l'IA
Quelques pages qui disent clairement ce qui est permis
Une politique d'usage de l'IA n'a pas besoin d'être longue pour être utile. Elle doit répondre aux questions que le personnel se pose vraiment, et dire qui décide quand la réponse n'y est pas.
À savoir
Voir aussi notre service de politique d'utilisation de l'IA, qu'on adapte au vocabulaire et aux instances d'un établissement d'enseignement.
Ce que la politique tranche
Les outils permis
Lesquels, et dans quel compte : celui de l'établissement, jamais un compte personnel.
Les renseignements interdits
La liste de ce qui n'entre dans aucun outil, écrite avec des exemples tirés du quotidien.
L'approbation d'un nouvel outil
Qui l'évalue, avec quels critères, et après quelle analyse des renseignements touchés.
L'erreur ou la fuite
Quoi faire si un renseignement a été collé au mauvais endroit : à qui le dire, et dans quel délai.
Les renseignements des élèves
Loi 25 : évaluer avant de brancher un nouvel outil
La Loi 25 a modernisé les deux lois québécoises sur les renseignements personnels : celle des organismes publics et celle du secteur privé. Dans les deux cas, un projet d'acquisition, de développement ou de refonte d'un système d'information qui touche des renseignements personnels demande une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée, selon le guide de la Commission d'accès à l'information. Un outil d'IA pour le secrétariat, une plateforme d'inscription ou un portail pour les parents entrent dans cette catégorie.
Inventaire des outils
La liste des outils déjà utilisés par le personnel, souvent plus longue qu'on pense, avec ce que chacun recueille.
Préparation de l'évaluation
Les renseignements touchés, où ils sont hébergés, qui y accède, combien de temps on les garde : préparé avec votre personne responsable.
Réglages vérifiés
Comptes, partages, conservation : les paramètres de confidentialité des outils existants, vérifiés un par un.
Registre et procédure
Un registre des incidents de confidentialité et une procédure simple, connue de tout le personnel.
À savoir
Pour les équipes qui conçoivent un système d'IA, le ministère propose aussi une fiche d'évaluation d'impacts éthiques. Novi ne remplace ni votre responsable de la protection des renseignements personnels ni votre conseiller juridique : on prépare le travail et on outille.
Des logiciels pour l'administration
Le travail de bureau qui se répète chaque année
Chaque rentrée ramène les mêmes tâches : inscriptions, pièces à recueillir, horaires à bâtir, remplacements à trouver un matin de tempête. Ce travail-là se prête bien à des outils sur mesure.
Inscriptions et admissions
Un formulaire en ligne, les pièces déposées au même endroit, et un suivi de chaque dossier jusqu'à la confirmation.
Suppléance
Trouver un remplaçant le matin même, à partir d'une liste de disponibilités à jour, au lieu d'une série d'appels.
Communications aux familles
Des modèles de messages validés par la direction, envoyés au bon groupe et conservés au dossier.
Tableaux de bord pour la direction
Inscriptions, remplacements, demandes en attente : les chiffres utiles sur une page, sans compiler à la main. Voir nos tableaux de bord.
À savoir
Un organisme public achète selon ses propres règles d'approvisionnement. On s'y conforme, et un projet pilote modeste est souvent le bon point de départ.
Ce qu'on ne fait pas
Ce qui reste à l'école
On préfère le dire tout de suite, pour que personne ne soit surpris.
L'enseignement aux élèves
On ne donne pas de cours aux élèves et on ne conçoit pas de matériel pédagogique.
Le choix des outils pédagogiques
Les outils utilisés en classe relèvent de vos équipes pédagogiques et de vos instances.
Un avis juridique
On prépare l'évaluation et les documents ; la décision revient à votre responsable et à vos conseillers.
Une conformité promise
On ne déclare jamais un outil « conforme » sans que l'évaluation ait été faite.
Questions fréquentes
Établissements d'enseignement : vos questions.
Formez-vous les enseignants ?
Notre formation IA et sécurité des données s'adresse à tout le personnel qui manipule des renseignements, enseignants compris. Pour l'usage de l'IA en classe avec les élèves, on s'en remet au guide du ministère et à vos conseillers pédagogiques.
Notre centre de services scolaire fournit déjà un outil d'IA. Pourquoi une formation ?
Parce qu'un outil fourni n'est pas un outil compris. La formation montre ce que cet outil-là protège, ce qu'il ne protège pas, et comment s'en servir sans y mettre de renseignements sur les élèves.
Pouvez-vous répondre à un appel d'offres ?
Envoyez-nous le document. On vous dira franchement si on peut y répondre, en tout ou en partie, et sinon pourquoi.
Qu'est-ce qu'une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée ?
C'est une analyse faite avant un projet qui touche des renseignements personnels : quels renseignements, pour quoi faire, avec quels risques et quelles mesures pour les réduire. La Commission d'accès à l'information publie un guide pour la faire.
Combien ça coûte ?
Le prix dépend surtout du nombre de membres du personnel à former et de ce qu'on bâtit. Pour un organisme public, on le présente sous la forme que demandent vos règles d'achat.
Parlons de votre établissement.
Direction, secrétariat général ou service des technologies : dites-nous où en est l'usage de l'IA chez vous. On vous proposera une première étape réaliste, avant tout grand projet.
Pour aller plus loin
Formation IA et sécurité des données
En ligne et interactive, pour tout le personnel.
Voir la pagePôle IAPolitique d'utilisation de l'IA
Des règles écrites, adaptées à votre établissement.
Voir la pageInformatique et cybersécuritéLoi 25 et questionnaires de sécurité
Mettre en place ce que la loi demande, pas à pas.
Voir la pagePôle IALogiciels sur mesure
Les outils que l'administration attend depuis des années.
Voir la pageSources
- Ministère de l'Éducation, documents et outils sur l'intelligence artificielle
- Ministère de l'Éducation, guide pour une utilisation pédagogique, éthique et légale de l'IA générative
- Gouvernement du Québec, IA en enseignement supérieur : suites du rapport du CSE et de la CEST (avril 2024)
- Commission d'accès à l'information, guide d'accompagnement sur l'évaluation des facteurs relatifs à la vie privée
- Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels (RLRQ, c. A-2.1), LégisQuébec
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